Si ce n'est pas encore le cas, informez du mieux possible tous vos employés sur le futur dispositif. Ils auront en effet à contribuer financièrement à cette couverture sociale. C'est aussi l'occasion de les interroger sur leurs intentions de demander ou non une dispense (dans les cas où cela leur sera autorisé), ce qui sera utile pour la suite.

L'employeur doit conclure un contrat, avant le 1er janvier 2016, d'assurance complémentaire santé. Ce contrat est réputé « collectif », c'est-à-dire qu'il s'applique en principe à tous les employés de l'entreprise (association, en l'occurrence).
La FFBaD vous propose une solution qui devrait être adaptée à votre cas (club ou bien ligue ou comité), qu'elle a négociée. Vous restez libre de choisir cette solution ou de vous adresser à un autre prestataire.

Plusieurs décisions sont à prendre par l’employeur, de préférence après consultation des salariés :

Les résultats de ces choix doivent être communiqués au prestataire que vous retenez, de façon à ce qu’il ajuste le contrat et les cotisations en conséquence. Par ailleurs, vous pouvez demander à votre prestataire de proposer des garanties supérieures optionnelles, que les salariés pourront choisir mais qui seront à leurs frais.

Une fois que tout ceci est mis en place, l’employeur doit émettre un « acte fondateur », lequel, selon les informations disponibles actuellement, ne pourra être qu’une « décision unilatérale de l’employeur » (DUE). Ce jargon désigne un courrier adressé par l’employeur à tous les salariés, décrivant le dispositif, ses avantages et ses contraintes, les termes du contrat avec le prestataire et notamment les garanties assurées, les modalités de mise en place, notamment relatives aux cas de dispense, etc. Ce document doit être émis avant le 1er janvier 2016. Un exemplaire doit être retourné signé par chacun des salariés, de façon à prouver que ceux-ci en ont eu connaissance. La FFBaD (ou votre prestataire) tient des modèles à votre disposition.

Certains cas de dispense sont autorisés et doivent figurer dans la DUE. Tout salarié qui souhaite ne pas être inclus dans le dispositif doit faire une demande écrite, accompagnée des justificatifs correspondants. Attention, cette demande devra être renouvelée tous les ans. Elle doit être conservée par l’employeur. La FFBaD (ou votre prestataire) tient des modèles à votre disposition.

Enfin, au plus tard pour la paye de janvier, vous aurez à mettre en place le recouvrement et le paiement des cotisations. Nous conseillons de procéder de façon similaire aux autres « charges sociales », qui comportent elles aussi le plus souvent une « part patronale » et une « part salariale » : la part qui revient aux salariés est déduite de leur salaire brut et l’employeur se charge de payer au prestataire (en général ce sera par trimestre) les deux parts. Si vous suivez les conseils de la FFBaD et que vous faites réaliser vos opérations de paye par un « tiers de confiance » (Cdos, Profession sport…), celui-ci saura faire ça très bien.

Loi du 14 juin 2013. Code de la sécurité sociale (art. L.911 et R.242-1-6). Accord de la branche professionnelle du sport du 6 novembre 2015.